全世界の従業員および求職者向けプライバシー通知

この「全世界の従業員および求職者向けプライバシー通知」(以下「プライバシー通知」または「通知」)は、全世界に展開するエコラボの組織全体を通じて、すべての従業員、外部契約社員、または雇用、契約、職業上エコラボに関わる、またはその可能性がある人に適用されます。この通知では、エコラボが応募プロセスの過程で、またあなたとの雇用関係を維持する間に収集する可能性のある個人情報と、エコラボがその情報をどのように使用して保護するか、そしてエコラボがその情報を共有する相手について説明します。

この「全世界の従業員および求職者向けプライバシー通知」は、従業員の個人情報の保護に関して、すべてのエコラボ事業体に対し統一された基準を設定することを目的としています。エコラボは、特定の法律が、この「全世界の従業員および求職者向けプライバシー通知」に記載されている要件に加えて、さらなる要件を課す可能性があることを認識しています。そのため、この通知は、あなたが応募手続き中にエコラボのウェブサイトの公開エリアにアクセスした可能性がある限りにおいて、一般公開されているプライバシー通知 を補足するものです。さらに、あなたの居住国特有の現地における通知またはプライバシー関連の開示は、矛盾の程度に応じて、この「全世界の従業員および求職者向けプライバシー通知」に優先するものとします。

当社が収集する個人情報について

個人情報(一般に、個人を特定できる情報(PII)または個人データとも呼ばれるもの)とは、お客様あるいはその情報に関連する可能性のある他の個人を特定するために使用できる情報のことです。応募手続きの過程で求められる情報の中には、あなたの身元を確認し、応募する職種に対するあなたの適性を評価するうえで必要なものがあります。さらに、特定の情報は雇用関係を確立するために必要となり、その他の情報は雇用期間を通じて収集されます。エコラボは、あなたが居住する国の法律で認められている範囲内で情報を収集します。性別、人種、宗教などの特定の情報は、あなたが居住する地域の管轄区域で法的に認められる場合に限って収集されます。  

雇用または応募に関連して当社が収集する個人情報には、以下が含まれる場合があります:

  • 氏名および連絡先(住所、電話番号、Eメールアドレス、Fax 番号など)
  • 緊急連絡先(電話番号、関係など)
  • 人事関連情報(生年月日、婚姻区分、出生地、国籍、居住地、市民権、就労許可の有無、兵役の有無、使用言語など)
  • 支払いに関する情報(個人の銀行口座情報、税金関連の書類および情報、エコラボの法人カード番号など)
  • 本人確認情報(SSN またはその他の国民識別番号、パスポート番号、運転免許証番号、ナンバープレート番号など)
  • アカウント情報(エコラボの求人ポータルやその他の従業員ポータルへのログイン認証情報など)
  • 雇用情報(雇用日、報酬および福利厚生、所属組合、退職に関する事項、保険、受益者、労働勤務制限および便宜、苦情解決、業績など)
  • 役職情報(エコラボの従業員識別番号、役職名、部署/事業部、監督者、事業所、コンピューターおよび設備へのアクセスなど)
  • 教育および訓練(教育レベル、分野および教育機関、能力評価、専門的な免許および資格、または訓練コースなど)
  • 職歴(以前の雇用主や前職、推薦状など)
  • 勤怠情報(有給休暇、以下「PTO」)、PTO 申請、その他すべての休暇申請など)
  • 通信情報(当社のネットワーク、アプリケーション、デバイス、コンピューター、または通信機器を使用して作成、保存、または送信されたボイスメール、電子メール、通信文、文書、その他の作業成果物およびコミュニケーション、調査情報など)
  • 採用および解雇の手続きの過程で収集された情報(面接情報、履歴書または職務経歴書、カバーレター、身元保証、推薦状、身元調査および信用調査、成績証明書、雇用前のやりとり、紹介状、内定通知書および採用通知書、採用日、入社日および雇用最終日、退職日ならびにその理由など)
  • 産業衛生暴露評価およびモニタリング情報
  • 適用法に従い、福利厚生、給与計算、または人事管理に必要な書式で提供されるその他の情報
  • 法律で認めらる場合、および/または法律で義務付けられている場合は事後に通知したうえで収集された画像および肖像情報(身分証明写真、CCTV 映像、その他の画像または写真、キーカードの使用時間および場所など)
  • 従業員が情報収集をオプトアウトできる場合を含み、特定のエコラボのサイトにアクセスする際に、現地の法律で認められる範囲で収集される技術情報および エコラボのクッキーに関する通知に記載されている情報(会社のデバイスまたは会社のネットワーク上での閲覧、オンライン履歴、またはその他の使用情報、業務用デバイスの IP アドレス、ユーザー ID、パスワード、およびエコラボのシステム、アプリケーション、デバイス、コンピューター、または通信機器にアクセスするために使用されるその他の認証情報など)
  • この エコラボのクッキーに関する通知に記載されている、特定のウェブサイト追跡技術に関連付けられた固有の個人識別情報。ただし、クッキーに関する通知に従ってオプトアウトすることもできます(デバイス識別子、クッキー、ビーコン、ピクセルタグ、モバイル広告識別子、その他の類似技術、またはその他の永続的識別子など)。この「プライバシー通知」は、すべての従業員の活動に適用されますが、www.ecolab.com 以外の特定のウェブサイトをご利用の場合、クッキーおよび関連クッキーに関する通知の適用範囲が異なる可能性がある点にご注意ください: www.ecolab.com
  • エコラボとの雇用関係に従事する過程で交換される可能性のあるその他の情報。それ以降続いて収集される情報は、従業員から直接提供されるため、当該従業員はそれを認識しているとみなされます。

一部の個人情報は、特定のデータプライバシー規制において、「機密(センシティブ)」または特別なカテゴリーに分類される個人情報とみなされます。法律で義務付けられている場合、かかる機密個人データの収集、処理、または移転について、当該個人の明示的な同意を得るものとします。データおよび処理活動に関連する性質とリスクに応じた、適切なセキュリ ティならびに保護対策が講じられます。

エコラボが収集する個人情報の情報源とは?

この「プライバシー通知」に記載されているように、 エコラボに個人情報を提供する場合、その個人情報は当人から直接収集され、当該個人はエコラボが収集する正確な個人情報を知ることができます。

あなたが第三者の求人検索エンジン、ソーシャルメディアプラットフォーム(LinkedIn など)、またはエコラボとは無関係の人材紹介会社を利用して求人に応募された場合、エコラボはそれらの情報源を通じて間接的にお客様の個人情報の一部を受け取ることがあります。この「全世界の従業員および求職者向けプライバシー通知」は、外部の第三者には適用されず、エコラボには外部の第三者のプライバシー慣行を管理する権限がない点にご注意ください。特定のウェブサイト、事業体、または個人に直接連絡するか、そのウェブサイトで入手可能な情報を確認することにより、それぞれのプライバシー慣行について一読することをお勧めします。

特定の限定された状況において、第三者のサービスプロバイダーがエコラボに代わって情報を収集することがあります(身元調査、適性審査などの目的のため)。ただし、このような情報収集は常に当該個人の雇用または応募に関連するものであり、情報収集の際には必ず、このような情報収集が第三者によって行われることをお知らせします。

最後に、エコラボで働く過程で関わる可能性のある顧客、従業員、またはその他の人々から特定の情報が収集される場合があります(業績評価や同様の目的のための顧客調査など)。

エコラボによる個人情報の取り扱い方法

本プライバシー通知の規定に従い、 エコラボ は上記カテゴリーに分類される個人情報をいくつかの方法で使用します。別途明記されていない限り、上記の情報は以下の目的で使用されることがあります。これらの目的はすべてを網羅するものではなく、他の特定の処理の種類に関する追加の目的が発生した際には、当該個人には事後通知することがあります。エコラボは、以下の目的で個人情報を使用する場合があります:

  • 紹介状や資格の確認など、雇用の適格性を判断するため
  • 給与と福利厚生を管理するため
  • 特定の仕事や職務に対する当該個人の資格を評価するため
  • 従業員間のコミュニケーションと交流を可能にするため
  • 適用される労働法または雇用法を遵守するため
  • その他の採用案件に関する連絡のため
  • エコラボに関する一般的な情報を配信するため
  • 質問や要望に応えるため
  • 業務関連の申し立て処理(労災補償や保険請求など)
  • トレーニングまたはその他の能力開発要件を提供するため
  • 業績評価と懲戒処分の実施
  • 緊急時の連絡手段を確保するため
  • 安全衛生上の要件、政府機関からの情報提供の要請、安全保障上の調査を含む法的義務の遵守、または法的要求の主張もしくは抗弁のため。
  • 従業員名簿の作成のため
  • 企業が保有する情報のセキュリティ確保
  • 人員配置、財務計画、企業コンプライアンス、内部監査、その他の事務作業の管理
  • 当社のアプリケーション、ソフトウェア、電子システムを管理するため
  • 従業員の満足度とパフォーマンス向上のため
  • 潜在的な詐欺行為、禁止行為、または違法行為の防止のため
  • 雇用関係の確立、維持、終了や、一般的な業務、管理、財務、人事関連の目的を含む(ただしこれに限定されない)雇用関係のあらゆる側面を全般的に管理するため。
  • エコラボが必要かつ合理的に要求するその他の目的。上記の目的から著しく逸脱する場合は、当人に事後通知をお送りします。

該当する国では、求人応募の機会均等セクションで提供された情報は、全世界に展開するエコラボの組織において機会均等を監視する目的のみに使用されます。エコラボは、この情報をマーケティング目的で使用することはありません。

エコラボは、特定の管轄区域の法律および規制に従って、類似または関連する情報を収集したり、類似または関連する目的のために個人情報を使用したりすることがあります。さらなる情報収集が必要な場合は、収集する前にお知らせいたします。管轄区域によっては、データ対象者である個人がデータの削除、訂正、使用制限などの権利を有する場合があります。このようなデータ主体の権利およびそれらが適用される法域については、以下に説明しています。 

エコラボは個人情報を第三者とどのように共有していますか?

当社は、あなたとの雇用関係を確立、管理、または終了するために、エコラボの従業員、コンサルタント、関連会社、またはその他の企業や個人に上記カテゴリーに分類される個人情報を提供し、当社に代わってそのような情報を処理する場合があります。そのような状況において、当社では、これらの当事者に対し、本プライバシー通知の条項はもちろん、一般向けのプライバシー通知、社内のプライバシーコンプライアンス基準、および当該個人が居住する司法管轄区域の法律と規制に従って当該情報の機密性を守ることに同意するよう義務付けています。

エコラボの求人に応募する場合、応募者の個人情報へのアクセスは、応募者の求人の検討のために必要な人物に限定されます。応募書類の処理に伴い、当該個人の情報がその居住国外に所在するエコラボに関係する個人またはグループに転送されることがあります。当該個人の居住国外に転送される場合、かかる転送には当該個人の管轄区域のデータプライバシー法および本プライバシー通知の規定が適用されます。

当該個人の情報を受け取る関係者には、以下が含まれます:

  • 当社の系列会社および関連会社
  • 関連会社とはみなされないビジネスパートナー、契約業者、チャネルパートナー
  • 重要なサービスを提供し、かつ個人の雇用または求人への応募をサポートし、特定の雇用関連サービスを提供するために必要な第三者ベンダーまたはサービスプロバイダー(前項で概説した目的を含む)
  • 専門的なアドバイスを提供する第三者(弁護士、銀行員、会計士など)
  • 法的手続きまたはその他の要請に応じる政府機関あるいはその他関係者(法律で認められている場合)
  • 当該個人が情報の共有を要求した他の個人または第三者

上記の場合を除き、当社は、当該個人の同意なしに、または当該個人が「配信登録(オプトイン)」もしくは「配信解除(オプトアウト)」を選択できる特定のプログラムあるいは機能の一部である場合を除き、当該個人の個人情報を他の第三者企業と商業目的やマーケティング目的で共有することはありません。

さらに、当社は以下の場合に個人情報を公開することがあります:(i)適用法を遵守するために必要であると弊社が誠意をもって判断した場合、(ii)当社の権利を行使する、および/または当該個人のエコラボでの雇用に関連する申し立てを遂行または弊社自身を弁護するため、あらゆる法的責任から弊社自身を守るため、あらゆる申し立てから弊社自身を守るため、ユーザーの権利、資産、および個人の安全を守るため、または公共の福祉を守るため、(iii)適用法に従い、他者の安全を守るために開示が必要な場合、(iv)法律で許可および制限されている範囲で、裁判所の命令、召喚状、捜査令状、またはその他の法的手続きに応じるため、(v)合併、分割、買収、清算、当社資産の全部または一部の売却など、当社が事業転換を行う場合、(vi)個人データが収集された当初の目的に直接関連する補足的な目的のため。

エコラボは個人情報をどのくらいの期間保持しますか?

エコラボは、このプライバシー通知に記載されている目的に必要な期間のみ、当該個人の個人情報を保持します。この期間は通常、当該個人の雇用期間と、雇用関係の終了後少なくともさらに 1 年間です。応募して不採用となった求職者の方は、エコラボが将来の雇用機会に関する情報を提供できるようにするために、エコラボが自身のデータを保持することに同意することができます。また、自身の個人情報の保持期間について随時問い合わせることも可能です。

特定の司法管轄区域では、個人情報の保持期間は現地の法律に応じて異なる場合があります。お住まいの司法管轄区域独自の保持期間については、担当マネジャーに問い合わせるか、ここに記載されているエコラボ連絡先までご連絡ください。さらに当社は、その法的義務を遵守し(適用法を遵守するために個人データを保持する必要がある場合など)、紛争を解決して、当社の法的合意および方針を執行するために必要な範囲で、個人情報を保持ならびに使用する場合があります。

国際間のデータ転送

米国外の国、特にカナダ、ブラジル、欧州連合(以下「EU」)、欧州経済地域(以下「EEA」)、ニュージーランド、南アフリカ共和国、スイス、英国、または同様のデータプライバシー法が適用されるその他の国にお住まいの方は、当社およびそのサーバーが米国に所在している点にご注意ください。個人が当社に提供した情報は、米国または当社が事業を展開する世界各国に転送され、処理されることがあります。これには、個人情報に対する法的保護のレベルが当該個人が居住する国よりも低い可能性のある国に所在する情報の受領者が含まれる場合がありますが、当社は、該当する特定の管轄区域の法律に適用される要件に従って当該個人の情報を保護するよう努め、同様の保護を提供する第三者とのみ共有するよう措置を講じます。エコラボと当該個人の関係に関連して、エコラボが合法的に収集、処理、使用、または転送する可能性のある個人情報およびその他のデータに関わり、提供することにより、当該個人は、ここに開示されているとおりに当該個人の情報が収集、処理、使用、転送されることに明確に同意したものとみなされます。

データプライバシーの権利(欧州連合および類似の管轄区域)

EU または同様の法律が適用される司法管轄区域に居住する方には、GDPR またはその地域の同等の法律により、一定の権利が付与される場合があります。特に、当社が保持する自身の個人情報にアクセス、訂正、削除する権利です。エコラボは、当該個人が自らの個人情報の削除を要請するまで、本通知の保持の項に記載されている通り、当該個人がエコラボのサービスに関与している期間、その個人情報を保持します。エコラボは、保持する個人情報に関してデータ管理者(または同等の資格保持者)と見なされます。当社の連絡先情報は、本規約または本サービスのその他の部分に記載されています。

特定の状況において、個人は以下のデータ保護に関する権利を有します:

  • 当社が保有する自身の個人情報にアクセス、更新、削除する権利。
  • 修正する権利。個人は、自身の個人情報が不正確または不完全である場合、その情報を修正する権利を有します。
  • 異議を申し立てる権利。個人は、当社による当該個人情報の処理に異議を唱える権利を有します。
  • 制限する権利。個人は、自身の個人情報の処理を制限するよう要求する権利を有します。
  • データポータビリティの権利。個人は、構造化され、機械で読み取り可能かつ一般的に使用される形式で、当社が保有する自身の個人情報のコピーを入手する権利を有します。
  • 同意を撤回する権利。また、個人は、当社が自身の個人情報を処理するために当該個人の同意に依拠した場合、いつでもその同意を撤回できる権利を有します。

個人情報に関するお問い合わせは、担当マネジャー、人事部、または下記までご連絡ください: dataprivacy@ecolab.com。求職者の方は、求職者アカウントにログイン後、求職者ポータルから求職者情報の削除を直接申請することができます。

当社による個人情報の取り扱い方法にについて、ご意見、ご質問、または苦情がある場合は、ここに記載されている方法で当社にご連絡ください。問題を解決できるよう努めます。また、EEA 域内にお住まいの方は、個人情報の取り扱いに関する苦情を規制当局に提出することができます。

適切な規制当局をお探しの場合は、以下のリンクをご参照ください:

  • 英国にお住まいの方は、情報コミッショナー(www.ico.org.uk)に苦情を申し立てる権利を有します。 
  • スイスにお住まいの方は、連邦データ保護情報コミッショナー(FDPIC)に連絡する権利を有します。 
  • EU にお住まいの方は、各地域のデータ保護当局に苦情を申し立てる権利を有します。 お住まいの地域の規制当局をお探しの場合は、欧州データ保護委員会のウェブサイト(https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en)で当局一覧を確認することができます。 
  • 南アフリカにお住まいの方は、情報規制当局に苦情を申し立てる権利を有します: https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
  • ブラジルにお住まいの方は、国家データ保護局(ANPD)に苦情を申し立てる権利を有します
  • アルゼンチンにお住まいの方は、国家個人情報保護総局(PDP)に連絡する権利を有します。 
  • カナダにお住まいの方は、プライバシー保護委員会(Office of the Privacy Commissioner in Canada)に苦情を申し立てる権利を有します。 
  • 日本にお住まいの方は、個人情報保護委員会(https://www.ppc.go.jp/en/)に連絡する権利を有します。 
  • オーストラリアにお住まいの方は、プライバシーコミッショナー(Australian Information Commissioner)に苦情を申し立てる権利を有します。 
  • ニュージーランドにお住まいの方は、プライバシーコミッショナー事務局(www.privacy.org.nz)に連絡することができます。 

処理に関する法的根拠

EEAまたは処理に同様の法的根拠を必要とする司法管轄区にお住まいの場合、本通知に記載されている個人情報の収集および使用に関する当社の法的根拠は、当社が収集する個人情報および当社が収集する特定の状況によって異なります。

当社は、以下の理由により個人情報を処理することがあります:

  • 個人とエコラボ間の契約を履行するために必要である
  • 個人が、適用される管轄区域において、そうすることに同意している場合
  • 処理が管理者としての当社の正当な利益に適うものであり、その正当な利益が当該個人の権利に優先しない場合
  • エコラボが法律を遵守しなければならない場合

特定の機密性の高い個人情報が当該個人の明示的な同意に基づいて処理される場合、当該個人はいつでもかかる同意を撤回する権利を有します。撤回する場合は、本プライバシー通知に記載されている方法で、当社までご連絡ください。ただし、同意を撤回した後も、当社が個人情報の処理を継続することを認める別の法的根拠がある場合、当社は当該個人が撤回を要請する際にその法的根拠を通知します。

情報セキュリティ、データ完全性と従業員の責任

エコラボは、自社で保有する個人データを、損失、誤用、不正アクセス、開示、改ざん、および破壊のリスクから保護するために合理的な措置を講じます。当社は、雇用関係が継続している間に収集されたすべての情報のセキュリティを保護するために設計された、業界標準のセキュリティ対策を採用しています。エコラボは、個人情報のプライバシーを守る取り組みの一環として、自社のセキュリティ対策を定期的に見直します。ただし、インターネットやモバイル機器を通じて送信される情報のセキュリティに関しては、完全に保証することはできません。当社は、インターネットを介した通信の傍受や中断、データの変更や損失について責任を負いません。

あなたは、パスワードで保護されたエリアや、役職に基づいてアクセスを許可されたエコラボのシステムのセキュリティで保護されたエリアへのアクセスに関わるパスワード、ユーザー ID、またはその他の認証形式のセキュリティを維持する責任を負うものとします。個人およびその情報を保護するため、当社では、セキュリティ侵害が疑われる場合に、調査が行われるまでの間、予告なく個人によるエコラボのシステムへのアクセスを停止することがあります。

エコラボは、保持する個人情報が、この「従業員および求職者向けプライバシー通知」に記載された収集目的のみに使用されるよう、合理的な予防措置を講じます。エコラボは、個人情報がその意図された用途に関連し、正確かつ完全で、最新のものであることを維持するための措置を講じます。ただし、エコラボは、個人情報を正確に更新していただけるよう、各個人にご協力をお願いします。

本通知の改訂

エコラボは、このプライバシー通知が規制環境および当社のデータ収集の原則を正確に反映するよう、適宜修正する権利を留保します。このプライバシー通知に重要な変更が加えられた場合、エコラボは改訂したプライバシー通知を利用者にお知らせいたします。この「従業員および求職者向けプライバシー通知」の最終更新日は2023年8月です。

お問い合わせ

このプライバシー通知またはエコラボが提供するサービスに関するご質問やご意見は、844-880-8355 または dataprivacy@ecolab.com までお寄せください。